KI-Transparenz

FLOW OS ist ein digitales Betriebssystem für die Gastronomie. Die wesentlichen Funktionen des Systems – etwa Reservierungen, Bestellungen, Speisekarten, Veranstaltungen oder Zahlungen – funktionieren nach festgelegten Regeln und Prozessen.

KI kann einzelne Abläufe ergänzen und vereinfachen.

Sie wird insbesondere eingesetzt, um:

• Inhalte zu erfassen und zu strukturieren
• Texte und Informationen aufzubereiten
• wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern
• Kommunikation vorzubereiten
• vorhandene Daten für definierte Funktionen auszuwerten

KI ersetzt dabei weder die Verantwortung des gastronomischen Betriebs noch verbindliche betriebliche Regeln.

a) Verarbeitung von Anfragen und Informationen

FLOW OS kann KI einsetzen, um unstrukturierte Informationen zu erfassen und für die weitere Verarbeitung aufzubereiten.

Dazu kann beispielsweise die Erkennung und Strukturierung von Reservierungsanfragen aus Texten oder Nachrichten gehören.

Die KI hilft dabei, Informationen wie Datum, Uhrzeit, Personenzahl oder besondere Wünsche zu erkennen und in eine strukturierte Form zu überführen.

Wo eine Bestätigung oder Entscheidung erforderlich ist, erfolgt diese nach den dafür vorgesehenen Regeln des Systems oder durch den Betrieb.

b) Inhalte und Kommunikation

KI kann bei der Erstellung, Überarbeitung oder Strukturierung von Inhalten unterstützen.

Dazu können beispielsweise Texte für Speisekarten, Angebote, Veranstaltungen, Gästeinformationen oder Marketingmaßnahmen gehören.

KI-generierte Inhalte können vor ihrer Veröffentlichung geprüft und bearbeitet werden. Die Verantwortung für veröffentlichte Inhalte liegt beim jeweiligen Betrieb.

c) Gästekommunikation und Gästebindung

FLOW OS kann KI einsetzen, um Kommunikation mit Gästen vorzubereiten oder vorhandene Informationen für definierte Kommunikationsmaßnahmen auszuwerten.

Dabei kann KI beispielsweise helfen, Inhalte passend zu einem Anlass oder einer Zielgruppe aufzubereiten.

Eine automatisierte Bewertung von Gästen oder eine Profilbildung zu Überwachungszwecken ist nicht Bestandteil von FLOW OS.

FLOW OS setzt KI nicht ein, um Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung vollständig automatisiert über Personen zu treffen.

Insbesondere entscheidet KI nicht eigenständig darüber, ob ein Gast:

• einen Tisch reservieren darf
• eine Bestellung aufgeben darf
• an einer Veranstaltung teilnehmen darf
• bestimmte Preise oder Konditionen erhält
• aufgrund persönlicher Merkmale bevorzugt oder benachteiligt wird

Verbindliche Abläufe werden durch festgelegte Systemregeln und die Einstellungen des jeweiligen Betriebs gesteuert.

FLOW OS stellt dem gastronomischen Betrieb digitale Werkzeuge zur Verfügung.

Der jeweilige Betrieb entscheidet, welche Funktionen er nutzt, welche Inhalte er veröffentlicht und wie er FLOW OS in seinen betrieblichen Ablauf integriert.

Für die technische Konzeption und Weiterentwicklung von FLOW OS ist Blacksnapper Consulting verantwortlich.

KI-Funktionen werden so eingesetzt, dass ihr Zweck innerhalb des jeweiligen Prozesses klar definiert ist.

Beim Einsatz von KI gelten dieselben Grundsätze für Datenschutz und Datensicherheit wie für die übrige Verarbeitung innerhalb von FLOW OS.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. Dabei gelten insbesondere die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung.

Welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Dienstleister dabei eingesetzt werden, ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Soweit FLOW OS Funktionen bereitstellt, bei denen eine Kennzeichnung KI-generierter oder KI-bearbeiteter Inhalte rechtlich erforderlich ist, werden die jeweils geltenden Transparenzanforderungen berücksichtigt.

FLOW OS berücksichtigt bei der Entwicklung und Bereitstellung seiner KI-Funktionen die Anforderungen des EU AI Act sowie die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz entwickeln sich schnell weiter. Das gilt auch für FLOW OS.

Neue KI-Funktionen werden nicht allein deshalb integriert, weil sie technisch möglich sind. Entscheidend ist, ob sie einen nachvollziehbaren Nutzen für Gäste oder gastronomische Betriebe schaffen.

Diese Transparenzinformation wird entsprechend der Weiterentwicklung von FLOW OS und der eingesetzten KI-Funktionen aktualisiert.

Du möchtest wissen, wie KI bei einer bestimmten Funktion von FLOW OS eingesetzt wird oder welche Daten dabei verarbeitet werden?

Wir geben Dir Auskunft.

Kontakt: info@flow-os.de